fredag 15 juni 2012

VARFÖR ALLA DESSA *!#¤% MÖTEN!

Det här varit tyst från den här bloggen under några veckor, vilket sammanfaller med tiden jag har haft ett heltidsuppdrag on site hos en kund. Att denna tid på året också präglas av avslutningar och andra trevliga aktiviteter har också påverkat min frånvaro.

Jag har både arbetat i och samarbetat med organisationer förr, men det blev så påtagligt för mig denna gång eftersom jag blev anlitad för att ta mig an gerillaliknande punktinsatser i uppdragsgivarens rekryteringsbehov och var inställd på att ägna mig åt just detta. Efter att helt och hållet styrt min egen kalender under de senaste  tre åren har den största utmaningen för mig varit att hantera och relatera till inbjudningar till möten som jag förväntas närvara på.

Jag vill innan jag delar med mig av mina reflektioner poängtera att jag trivs mycket bra med uppdraget, både med arbetsuppgifterna, kollegorna, företaget och dess kultur och ledningen. Dessutom kommer nedan nämnda exempel vara hämtade från en snart 20-årig yrkeskarriär.

Jag tror att du kommer känna igen dig och påminnas din frustration över den tid du känt att du förlorat i onödan av att sitta på ett improduktivt möte. De problem jag har identifierats kan delas upp i två kategorier:

  • Möten som tenderar att bli envägskommunikation. Chefen eller företagsledningen har kallat alla anställda till möte och gör till exempel en dragning av det ekonomiska läget eller om nya regler och policys. Informationen kan naturligtvis vara relevant för alla anställda, men oftast kan den spridas på annat sätt än vid aulasittningar. Om man vill skapa samhörighet, finns det dessutom bättre sätt. Visst kan man förenas med sina kollegor i gäspningar och frustration, men jag tror ändå att mera lustfyllda aktiviteter har bättre effekt. Kanske är det så att det enda som åstadkoms vid den här typen av samlingar att VD'n får synas.
  • Återkommande rapporterande möten inom teamet. Jag har i flera olika tjänster haft erfarenhet av möten där teammedlemmarna muntligt fått dra status i sina projekt. Oftast har man varit tvungen att förbereda denna dragning med att skriftligt rapportera samma information till chefen för att denne i sin tur ska vidarebefordra till sin chef. Visst kan det vara av vikt att alla i teamet vet vad de andra sysslar med OM det finns en kultur i gruppen att man ska hjälpas åt när någon har det svårare. I annat fall är det slöseri med tid som skulle kunna läggas på att angripa de problem som var och en anser att de har.

Jag tycker inte det är fel att ha möten. Största delen av min arbetstid ägnar jag i möten med andra människor. Det kan antingen vara intervjuer med personer som har sökt en viss tjänst. Eller kan det vara handledande samtal med personer som behöver stöta och blöta problem med en coach för att komma framåt i sin process. Men jag tycker att organisationer ska vara vaksamma över den möteskultur de uppmuntrar. Inför varje möte bör man ställa sig följande frågor:


  • Vad vill jag med mötet? Vill du  informera andra? Vill du informera dig själv? Vill du tillsammans med andra lösa en uppgift som redan är definierad? Om syftet är det först nämnda, kanske det finns bättre sätt att göra det på. 
  • Vilka behöver vara med? Beroende på ditt syfte med mötet, bör du begränsa deltagandet till de som verkligen har möjlighet att bidra med något för att uppnå detta syfte. Var inte rädd för att någon ska känna sig utanför. Det finns andra tillfällen för social samvaro, som jag tror att dessa individer i så fall skulle uppskatta mer om du bara förklarade det för dem.
  • Hur långt behöver mötet vara? Ibland skickas det i förväg ut en ambitiös agenda, som innebär att alla punkter behandlas ytligt eller att tiden för mötet dras över. I sådana fall kanske det är bättre att man behandlar punkterna vid olika tillfällen och att alla inte behöver vara med vid båda tillfällena.
  • Vad ska hända efter mötet? Oavsett vad ditt syfte med mötet är, måste det mynna ut i någon form av handling. Om syftet är att bli informerad, är en lämplig avrundning att du talar om vad du ska göra med informationen.Om syftet är att lösa ett problem, kanske man inte har gjort det under mötet, men det ska vara tydligt vad nästa steg är.
När jag läser vad jag själv skriver blir jag generad för att det låter så enkelt. Tyvärr vet både du och jag att det i de flesta organisationer verkar vara svårt att utveckla en kultur där alla möten är effektiva. För att uttrycka det ännu enklare: de flesta organisationer har vinst som huvudsakligt syfte. För att uppnå detta syfte kan man välja en av följande strategier: antingen öka försäljningen eller minska kostnader. Oavsett vilken av dessa strategier man har valt, är varje onödigt möte ett avsteg från den väg man vill att företaget ska gå. Istället för att medarbetarna ägnar sin tid åt att producera eller sälja, sitter de i möten och diskuterar saker utan att förstå hur det ska leda dem närmare målet. Att det bara är Nike som har en slogan som lyder Just Do It! är egentligen märkligt.

Ikväll får vi hoppas att svenska fotbollsgrabbarna gör det de vet att de ska göra under de 90 minuter som det räknas att de gör det. Men det är ett annat blogginlägg, som jag kanske återkommer till.